紙カードを用いた期限管理【特許・商標】

紙カードである「知財管理カード」を用いた期限管理は、以下のように行います。

特許権の年金管理（特許料の納付期限の管理）と、商標権の存続期間の更新管理（更新登録申請期限の管理）とを一緒に行うことができます。
実用新案権の年金管理（登録料の納付期限の管理）についても、特許権と同様に行うことができます。

以下、具体例について、説明します。

まず、期限管理しようとする各案件それぞれに、知財管理カードを作成します。

紙カードを用いた期限管理

各カードには、右側の期限記入欄の内、最上段のＸ欄に特許庁期限を記入し、その下のＹ欄に手続予定日を記入しておきます。手続予定日は、後述の使用法から分かるとおり、鉛筆書きの方がよいと思います。

手続予定日は、特許権および実用新案権については、たとえば特許庁期限の３月前の日付にしておき、商標権については、更新登録申請期間に合わせて特許庁期限の６月前の日付にしておきます。

ここでは、話を分かりやすくするために、下記５件の権利について、期限管理しようする場合を考えてみます。もちろん、実際には、同様にして、数十件～数百件程度までは、知財管理カードで管理できると思います。

本日が2019年4月1日であるとして、特許庁期限が近いものから順に、下記Ａ～Ｅの５枚のカードを作成したとします。

【カードＡ】特許権の特許料納付
特許庁期限Ｘ＝毎年9月23日、手続予定日Ｙ＝2019年6月23日

【カードＢ】特許権の特許料納付
特許庁期限Ｘ＝毎年11月22日、手続予定日Ｙ＝2019年8月22日

【カードＣ】商標権の存続期間更新
特許庁期限Ｘ＝2019年12月18日、手続予定日Ｙ＝2019年6月19日

【カードＤ】特許権の特許料納付
特許庁期限Ｘ＝毎年1月9日、手続予定日Ｙ＝2019年10月9日

【カードＥ】商標権の存続期間更新
特許庁期限Ｘ＝2020年2月5日、手続予定日Ｙ＝2019年8月6日

さて、実際の期限管理の方法です。
上記５枚のカードを、特許庁期限順に並べてはいけません！

手続予定日の近いものが上にくるように、順に並べていきます。
カードの順序は、上から順に、Ｃ→Ａ→Ｅ→Ｂ→Ｄ、となります。
この順で、左側のパンチ穴にリングを通しておきます。
知財管理カードの基本セットには、表裏と裏表紙がありますから、カードをめくって使用しても、先頭は常に分かります。

さて、2019年6月19日に、案件Ｃの商標権の存続期間の更新登録申請を行ったとします。
その処理結果は、当該カードＣの裏面に記入してください。
そして、当該カードＣの表面の「手続予定日Ｙ」の年の部分だけを書き換えてください。
具体的には、「2019」に「+10」をして、「2029年」にしてください。月日の欄は変える必要はありません。
Ｙ欄を書き換えるのではなく、Ｙ欄に「×」印をして（または「済」印を押して）、その下の欄に10年後の年月日を記入しても構いません。
その後、当該カードＣは次回期限の箇所へ入れなおします。
カードの順序は、上から順に、Ａ→Ｅ→Ｂ→Ｄ→Ｃ、となります。

さて、2019年6月23日に、案件Ａの特許料を納付（今後1年分納付）したとします。
その処理結果は、当該カードＡの裏面に記入してください。
そして、当該カードＡの表面の「手続予定日Ｙ」の年の部分だけを書き換えてください。
具体的には、「2019」に「+1」をして、「2020年」にしてください。月日の欄は変える必要はありません。
はじめからＹ欄に「2019年」ではなく「毎年」と記載しておけば、年の書換えは不要です。
そして、当該カードＡは次回期限の箇所へ入れなおします。
カードの順序は、上から順に、Ｅ→Ｂ→Ｄ→Ａ→Ｃ、となります。
なお、今回の納付が最終納付年分であれば、カードは破棄します。最終納付年分か否かは、カード裏面に納付結果を記入する際に分かりますし、カード表面の最下部の存続期間満了日からも分かります。

このようにして、特許権の年金納付の期限や、商標権の存続期間の更新期限の管理を、まとめて行うことができます。
もちろん、案件数が多くなれば、たとえば、特許権および実用新案権の年金管理と、商標権の更新管理とを分けても構いません。あるいは、直近１年分のカード束と、その後のカード束とを別で管理することも考えられます。

知財管理カードの詳細については、以下の各ページをご覧ください。
・知財管理カード
・知財管理カードへの記入例【特許】
・知財管理カードへの記入例【商標登録】